Conditions générales de prestations de services

1Signature du Contrat et droit de rétractation

1.1 Signature du Contrat

L’Agence proposera aux Clients un rendez-vous de découverte de ses offres, à l’issue duquel elle leur proposera un devis.

Les Services ne seront définitivement validés qu’à réception, par l’Agence, des Conditions Particulières et des présentes Conditions Générales, paraphées et signées des Clients, ainsi que du règlement effectif du premier acompte.

1.2 Droit de rétractation en cas de contrat conclu à distance

a. Procédure de rétractation

Pour les contrats conclus à distance, les Clients disposent, en application de l’article L. 221-18 du Code de la consommation, du droit de se rétracter dans un délai de quatorze (14) jours (fuseau horaire de Paris) à compter de sa signature, en renvoyant à l’Agence le bulletin disponible en bas des présentes Conditions Générales.

Les Clients sont toutefois informés du fait que le Contrat conclu dans le cadre d’une foire ou d’un salon n’ouvre pas droit à rétractation.

b. Situation dans laquelle des sommes sont retenues en cas de rétractation des Clients

En cas de rétractation sous 14 jours, les Clients seront en principe entièrement remboursés de l’acompte versé.

Toutefois, en application de l’article L. 221-25 du Code de la consommation, si les Clients ont expressément demandé par écrit à ce que l’exécution des Services commence avant la fin du délai de rétractation de 14 jours, ils seront alors redevables d’une somme égale à 20 % du prix qui avait été convenu pour les Services de l’Agence, pour couvrir le travail effectué avant leur rétractation.

Exemple : si un contrat est signé le 1er janvier, que l’Agence commence à travailler le 2 janvier à la demande expresse des Clients et que ces derniers se rétractent le 14 janvier, 20 % du prix des Services sera conservé par l’Agence.

2Obligations de l’Agence

2.1 Déroulement de la prestation de l’Agence

a. Devis

Après un premier échange de découverte, l’Agence adressera aux Clients un devis qui pourra être signé tel quel ou modifié d’un commun accord. Toute modification de commande donnera lieu à l’établissement d’un nouveau devis.

b. Rendez-vous de travail

Des rendez-vous réguliers (en présentiel, par téléphone ou en visioconférence) seront prévus entre l’Agence et les Clients pour la préparation de l’évènement.

c. Respect des exigences budgétaires des Clients

Si les Clients devaient privilégier les fournisseurs et prestataires les moins chers, cette information devra être expressément communiquée à l’Agence, étant entendu qu’à défaut, l’Agence ne proposera pas nécessairement les prestataires les moins chers mais ceux qui offrent le meilleur rapport qualité-prix / qui satisfont au mieux les intérêts des Clients.

d. Obligation de moyens de l’Agence

L’Agence, compte tenu de l’importance de la coopération des Clients et des autres fournisseurs, est tenue d’une obligation de moyens et non de résultat.

2.2 Signature par les Clients des contrats des prestataires et paiement de leurs factures

Lorsque les Clients auront sélectionné les prestataires parmi ceux proposés par l’Agence (DJ, traiteur, autres), ils signeront directement leurs devis/contrats (l’Agence n’étant pas chargée de signer à leur place) et seront responsables du paiement de leurs factures.

3Paiement du prix, frais supplémentaires éventuels et pénalités

3.1 Conditions de paiement du prix des Services

Le prix des Services est payable en euros et exclusivement dans cette monnaie, quelle que soit la nationalité des Clients ou le lieu de l’évènement.

Il n’est valable que pour les Services et la date stipulés dans les Conditions Particulières.

Les sommes seront réglées selon les acomptes détaillés dans les Conditions Particulières.

Un éventuel escompte (réduction de prix) pourra être consenti aux Clients en cas de paiement comptant ou anticipé, uniquement si l’Agence y consent expressément et dans les conditions fixées d’un commun accord.

3.2 Frais additionnels

a. Modification de commande

Toute modification de la commande initiale (qu’il s’agisse du lieu, du projet d’évènement, de la décoration ou de toute autre modification) fera l’objet d’un devis puis d’une facturation supplémentaire.

Les Clients sont informés du fait que tout changement de lieu à plus de deux heures de voiture du siège de l’Agence est soumis, pour des raisons de logistique, à son acceptation préalable.

b. Frais de déplacement

Les frais de déplacement en dehors d’Île-de-France (qu’il s’agisse de frais de voiture, train ou avion) sont facturés au réel en plus du prix total des Services.

c. Frais de repas

Les frais de repas sont traités au cas par cas dans les Conditions Particulières.

d. Frais d’hébergement

Les éventuels frais d’hébergement de l’Agence (en hôtel de catégorie moyenne) nécessaires lors des journées de préparation ou le soir de l’évènement seront refacturés aux Clients au cours du Contrat.

3.3 Pénalités de retard de paiement

Toute somme due à l’Agence qui ne serait pas payée à l’échéance prévue sur la facture entraîne l’application de pénalités de retard, qui seront de trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur au jour de la réception, par les Clients, de la mise en demeure de payer adressée par l’Agence.

4Obligations des Clients

4.1 Obligation de coopération

Afin que le travail de l’Agence soit réussi, la collaboration des Clients est indispensable. Ainsi, les Clients :

• tiendront à la disposition de l’Agence toutes les informations nécessaires à l’exécution des Services dont elle n’aurait pas déjà connaissance (exemple : informations sur l’accès exact au lieu de l’évènement ou toute autre information utile sur les intervenants ou la famille). Plus généralement, les Clients s’engagent à ne pas dissimuler des informations à l’Agence ou à ses intervenants qui seraient de nature à retarder, entraver, contrarier ou désorganiser le projet d’évènement ou sa réalisation ;
• s’engagent à répondre par écrit à toutes les demandes de validation (exemple : devis, lieu) dans les délais indiqués par l’Agence. En cas d’absence de collaboration des Clients, l’Agence ne pourra pas être tenue responsable des conséquences (telles que l’indisponibilité des prestataires qui serait le résultat d’une demande de réservation trop tardive) ;
• s’engagent à régler les sommes dues aux différents prestataires sélectionnés, afin de permettre à l’Agence d’assurer leur coordination pour la parfaite réussite de l’évènement.

4.2 Hygiène et sécurité

Les Clients devront s’efforcer de suivre et de faire suivre par leurs invités l’ensemble des règles légales et réglementaires applicables à leur évènement, en ce compris par exemple toutes les règles sanitaires et d’hygiène liées aux épidémies ou aux pandémies.

4.3 Autorisations nécessaires à la tenue de l’évènement

Les Clients resteront en charge de l’obtention de toutes les autorisations qui pourraient s’avérer nécessaires pour la tenue de leur évènement (autorisations administratives, autorisation pour des feux d’artifice entre autres).

Concernant plus spécifiquement les mariages, les Clients resteront en charge de l’intégralité des démarches relatives à l’organisation du mariage civil comme religieux (notamment la constitution des dossiers).

4.4 Débours

Si l’Agence devait être amenée à avancer des frais (débours) pour l’organisation de l’évènement (par exemple pour l’achat de matériel de décoration), ces frais seraient alors remboursés sans délai par les Clients sur présentation de la facture.

5Report de la date de l’évènement

5.1 Conséquences financières d’un report de date

Si les Clients souhaitent reporter la date initialement fixée :

• ils devront en aviser l’Agence dès que possible et par écrit ;
• pour tout report, l’Agence facturera un supplément de 20 % en échange du travail supplémentaire nécessaire pour ajuster la logistique et prévenir les prestataires ;
• l’Agence n’est pas responsable des éventuelles hausses de prix que les prestataires pourraient appliquer en cas de report.

5.2 Indisponibilité de l’Agence à la nouvelle date choisie par les Clients

L’Agence fera ses meilleurs efforts pour tenter de se rendre disponible à la nouvelle date proposée par les Clients ou pour trouver un sous-traitant de confiance.

Toutefois, elle ne verra pas sa responsabilité engagée si elle ne parvient pas à être disponible (ou à trouver un sous-traitant disponible) à la nouvelle date souhaitée (ou si les prestataires de l’évènement ne devaient pas être disponibles sur cette nouvelle date).

Si les Clients devaient définitivement choisir une nouvelle date à laquelle l’Agence aurait déjà indiqué ne pas être disponible, leur choix sera interprété comme une résiliation unilatérale du Contrat entraînant les conséquences décrites à l’article 7.1 B (Conséquences de la résiliation unilatérale du Contrat à l’initiative des Clients) ci-dessous.

6Force majeure

6.1 Définition de la force majeure

De façon expresse, sont considérés comme des cas de force majeure au sens du présent Contrat les faits suivants dès lors qu’ils affectent les lieux de l’évènement : les guerres, les intempéries exceptionnelles, les catastrophes naturelles, les explosions, les incendies, les inondations, les attentats.

Il est expressément convenu que ne sont pas des cas de force majeure au sens du présent Contrat :

• les grèves ;
• les incendies ;
• les dégâts des eaux ;
• les guerres n’affectant pas les lieux de l’évènement ;
• les épidémies, les pandémies et autres crises sanitaires ainsi que leurs conséquences légales ou réglementaires (entre autres fermetures, confinement, couvre-feu).

Les parties s’informeront, dès que possible, de la survenance d’un cas de force majeure tel que décrit ci-dessus et se consulteront de bonne foi sur les mesures à prendre pour remédier aux conséquences qui pourraient en résulter.

6.2 Conséquences de la survenance d’un cas de force majeure

La survenance d’un cas de force majeure tel que défini à l’article ci-dessus :

• entraîne dans un premier temps la suspension des obligations des parties pour une durée ne pouvant excéder un an ;
• dès que l’empêchement dû à la force majeure aura cessé, les obligations des parties reprendront vigueur pour la totalité de celles non réalisées avant la suspension ;
• si l’empêchement dû à la force majeure n’a pas cessé après le délai d’un an, le Contrat pourra être résilié par écrit à l’initiative de l’une ou l’autre des parties.

7Résiliation du Contrat

Pour rappel, la résiliation consiste à mettre fin au Contrat à partir d’une date donnée (mais sans annuler ce qui a déjà été exécuté).

7.1 Résiliation unilatérale du Contrat à l’initiative des Clients

A. Cas de résiliation unilatérale à l’initiative des Clients

Le Contrat pourra être résilié sans motif à l’initiative des Clients (par exemple en cas d’annulation de l’évènement ou autre cause), au moyen d’un email avec accusé de lecture envoyé à l’Agence indiquant de façon expresse et non équivoque leur souhait de résilier. La résiliation unilatérale sera effective à la réception du courriel par l’Agence.

En outre, les situations suivantes seront interprétées comme une résiliation du Contrat à l’initiative des Clients :

• le silence prolongé des Clients pendant 2 (deux) mois ou plus face aux sollicitations de l’Agence (ce silence mettant ainsi l’Agence dans l’impossibilité de poursuivre sa mission) ;
• comme décrit plus haut (article 5.2), le choix délibéré des Clients d’une nouvelle date à laquelle l’Agence avait déjà indiqué ne pas être disponible / ne pas pouvoir proposer de sous-traitant de confiance.

B. Conséquences de la résiliation unilatérale à l’initiative des Clients

En cas de résiliation à l’initiative des Clients comme décrit au paragraphe A) ci-dessus :

• l’Agence sera déchargée de ses obligations au titre du Contrat à partir de la réception du courriel lui notifiant la résiliation (ou à compter du choix de la nouvelle date ou du nouveau lieu, pour les cas où les Clients auraient choisi une nouvelle date / un nouveau lieu malgré le refus de l’Agence) ;
• les acomptes payés avant la résiliation unilatérale resteront en tout état de cause acquis à l’Agence et ne seront pas remboursés ;
• les acomptes dus au jour de la résiliation qui n’auraient pas été réglés devront être payés sans délai ;
• en cas de résiliation par les Clients trois mois (ou moins de trois mois) avant la date prévue du mariage, le prix total des Services sera exigible et le solde devra donc être réglé sans délai par les Clients ;
• les frais de déplacement / hébergement déjà engagés seront immédiatement exigibles.

7.2 Résiliation unilatérale du Contrat à l’initiative de l’Agence

A. Cas limités de résiliation unilatérale à l’initiative de l’Agence

L’Agence pourra résilier le Contrat uniquement dans les cas suivants, par courriel avec accusé de lecture adressé aux Clients et indiquant une durée de préavis raisonnable qui ne pourra être inférieure à 15 (quinze) jours :

• non-respect par les Clients, après une mise en demeure restée infructueuse, des échéances d’acomptes relatifs au paiement des Services ;
• comportement ou demande des Clients rendant l’exécution des Services strictement impossible à gérer ou dangereuse pour l’Agence (en ce compris les demandes contraires à la loi ou aux bonnes mœurs ou mettant en danger la sécurité, les injures répétées, les attouchements, discriminations ou violences de toutes sortes).

B. Conséquences de la résiliation unilatérale à l’initiative de l’Agence

En cas de résiliation unilatérale à l’initiative de l’Agence comme décrit au paragraphe A) ci-dessus :

• l’Agence sera déchargée de ses obligations envers les Clients au titre du présent Contrat à l’issue de la durée de préavis indiquée dans son courriel de notification ;
• les acomptes dus par les Clients avant la résiliation unilatérale resteront en tout état de cause acquis à l’Agence (et devront être réglés sans délai si tel n’a pas encore été le cas) mais le solde ne sera pas dû.

7.3 Indépendance entre la résiliation du Contrat et les accords signés avec les autres fournisseurs

Dans tous les cas de résiliation (à l’initiative des Clients ou de l’Agence), le remboursement des éventuelles sommes payées par les Clients aux prestataires de l’évènement reste exclusivement soumis aux conditions prévues dans l’accord signé entre les Clients et lesdits prestataires.

L’Agence n’est ainsi pas chargée de négocier pour récupérer les acomptes que les Clients auraient versés aux fournisseurs (traiteur, DJ, autres) et n’engage pas sa responsabilité à ce titre.

8Suspension pour inexécution

En cas de non-respect de ses engagements par l’une des parties au Contrat, l’autre partie pourra temporairement suspendre l’exécution de ses propres obligations.

9Protection des données personnelles des Clients

L’Agence peut mettre en œuvre des traitements de données à caractère personnel (état civil, identité, coordonnées bancaires, adresses des Clients – ainsi qu’éventuellement leurs allergies alimentaires, ce que les Clients acceptent) ayant :

• pour finalité : la gestion du présent Contrat ;
• pour bases légales : l’exécution de sa mission au titre du Contrat ; le respect des obligations légales et réglementaires qui s’imposent à elle, telles que la facturation ou la comptabilité.

L’Agence, en tant que responsable du traitement et conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi dite Informatique et Libertés, prend toutes les dispositions utiles afin d’assurer la protection, l’intégrité et la conservation des données détenues dans le cadre de la réalisation des Services.

L’Agence ne conserve les données que pour la durée nécessaire à l’exécution des Services ainsi que dans le respect de la réglementation en vigueur. À cet égard, les données des Clients transmises par ces derniers, collectées et détenues par l’Agence pour réaliser ses missions, sont conservées pendant la durée des relations contractuelles augmentée d’un an à des fins commerciales, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription légaux (délais dans lesquels une action en justice est possible). En matière de comptabilité, elles sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. Les données des prospects sont détruites après une durée de 5 ans suivant leur collecte.

Les données traitées sont destinées aux personnels habilités travaillant pour l’Agence ainsi qu’à ses fournisseurs (dans la stricte limitation de l’exécution du Contrat) et aux autorités de contrôle.

Dans les conditions définies par la loi Informatique et Libertés et par le RGPD, les personnes physiques disposent d’un droit d’accès aux données les concernant, de rectification, d’interrogation, de limitation de traitement, de portabilité et d’effacement de leurs données.

Les personnes concernées par les traitements mis en œuvre disposent également d’un droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel, ainsi que d’un droit d’opposition à la prospection commerciale.

Elles disposent également du droit de définir des directives définissant la manière dont elles entendent que soient exercés les droits mentionnés ci-dessus, en envoyant un courrier électronique au responsable de traitement, l’Agence, à welcome@hellodream.fr, accompagné de tout élément permettant de justifier de son identité (document qui sera ensuite supprimé des données conservées après traitement de la demande des Clients).

Les personnes concernées disposent enfin du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, 75007 Paris – www.cnil.fr) ou de saisir une autorité judiciaire.

10Droits à l’image

Les Clients consentent à ce que l’Agence, sans limite de temps mais pour les stricts besoins de sa publicité commerciale, puisse diffuser sans contrepartie financière sur son site internet et ses réseaux sociaux les photos/vidéos de l’évènement sur lesquelles les Clients et leurs invités sont mis en valeur.

L’Agence demandera le cas échéant le consentement des invités de l’évènement dont elle souhaite utiliser les photos.

L’utilisation des photos par l’Agence se fera, en tout état de cause, dans le respect du RGPD et de la loi Informatique et Libertés et pour les stricts besoins de sa communication professionnelle.

11Sous-traitance

L’Agence pourra sous-traiter tout ou partie des Services en cas d’indisponibilité de sa part.

12Responsabilités

12.1 Responsabilité en cas de dommages corporels ou matériels

Chaque partie sera responsable uniquement de son propre fait : ainsi, la responsabilité délictuelle d’une partie au Contrat ne pourra pas être engagée pour des dommages, quels qu’ils soient, imputables à l’autre partie ou à un tiers (vol sur le lieu de l’évènement, dommage physique, dommage du fait des autres fournisseurs…).

12.2 Absence de responsabilité de l’Agence en cas de défaillance d’un prestataire / de la famille / des Clients

L’Agence, qui reste pleinement et entièrement responsable de ses propres obligations au titre du Contrat, ne sera pas responsable des éventuelles défaillances ou inexécutions des obligations des prestataires qu’elle a présentés aux Clients (et elle ne sera pas chargée de négocier d’éventuelles réductions des prix à ce titre). Le prestataire concerné est seul responsable de la bonne exécution de la (ou des) prestation(s) qu’il doit fournir. En aucun cas, la responsabilité de l’Agence ne pourra être retenue en cas de défaillance alléguée ou constatée du (ou des) prestataire(s) concerné(s).

De plus, sa responsabilité ne pourra pas être recherchée (et ce, quand bien même l’Agence aurait accepté de les coordonner pour le jour de l’évènement) concernant :

• l’éventuelle défaillance d’un prestataire qui n’aurait pas été sélectionné par son entremise ;
• l’intervention ou la défaillance d’un témoin / membre de l’entourage ou de la famille des Clients lors de l’évènement (exemple : surprises réalisées, discours, etc.) ;
• des démarches réalisées par les Clients que l’Agence n’aurait pas validées ou auxquelles elle se serait opposée (exemples non exhaustifs : feux d’artifice, etc.).

12.3 Absence de responsabilité de l’Agence en cas de modification des tarifs des prestataires

L’Agence n’est pas responsable de la fixation des tarifs des prestataires / fournisseurs, ni des éventuelles hausses, et ce quelle qu’en soit la cause.

13Non-renonciation aux droits de chaque partie

Le fait pour l’une des parties de ne pas se prévaloir d’un manquement par l’autre partie à une des obligations visées dans le Contrat ne saurait être interprété comme une renonciation pour l’avenir à se prévaloir d’autres manquements à la même obligation ou à d’autres obligations du Contrat (exemple : la tolérance accordée par l’Agence sur un retard de paiement ne saurait être interprétée comme une tolérance des éventuels retards de paiement ultérieurs).

14Droit applicable et langue

Le Contrat est soumis au droit français.

S’il devait faire l’objet d’une traduction vers une autre langue et qu’une incohérence devait survenir entre les versions, la version française prévaudra en cas de litige.

15Assurances

L’Agence est assurée auprès de HISCOX ASSURANCES – Hiscox direct – TSA 49007 60477 Compiègne cedex – Tél : 0800 60 20 16.

L’Agence conseille aux Clients de souscrire une assurance responsabilité civile et une éventuelle assurance complémentaire concernant l’évènement.

16Litiges

En cas de litige sur la validité, l’interprétation ou l’exécution du Contrat, les Clients peuvent saisir gratuitement le CNPM, centre de médiation de la consommation, pour tenter de parvenir à un accord amiable.

La réclamation peut être adressée sur le site suivant : https://cnpm-mediation-consommation.eu ou par voie postale en écrivant à : CNPM – MEDIATION – CONSOMMATION – 27 avenue de la libération – 42400 Saint-Chamond.

En cas d’échec de la médiation, le litige sera soumis aux tribunaux du ressort de la Cour d’appel de Paris.